Externaliser son secrétariat, ce n’est pas “tout changer”. C’est surtout mettre en place une organisation simple pour que l’accueil téléphonique et l’agenda tournent de façon fluide, sans perturber votre quotidien.
Voici une méthode en étapes, basée sur le fonctionnement JUSTMED (transfert d’appels, ligne personnalisée, consignes, outils habituels dont Doctolib, suivi mensuel).
Étape 1 — Clarifier vos objectifs
Avant de démarrer, posez-vous 3 questions très concrètes :
• Voulez-vous réduire les appels manqués ?
• Souhaitez-vous rendre votre agenda plus cohérent et mieux gérer annulations/déplacements ?
• Avez-vous besoin de plus de temps pour vos patients (et pour vous) ?
Étape 2 — Préparer vos consignes de cabinet
Un secrétariat externalisé réussi repose sur des consignes claires. L’offre JUSTMED prévoit un respect strict de vos consignes (priorités, durée de rendez-vous, organisation…).
Préparez une liste simple :
• Durée des RDV selon motifs
• Priorités (urgences, retours patients, demandes spécifiques)
• Règles d’annulation/déplacement
• Créneaux réservés (urgences, administratif, etc.)
• Ce que vous acceptez/refusez (ex : nouveaux patients, certains motifs)
Étape 3 — Mettre en place la partie technique
Le fonctionnement annoncé :
• Transfert de vos appels via un numéro dédié relié à un logiciel de téléphonie
• Ligne personnalisée au nom du cabinet (pré-décroché et répondeur)
• Accueil du lundi au vendredi, 8h à 18h
À valider rapidement:
• Le nom exact du cabinet à annoncer
• Le message de pré-décroché et le répondeur
• Quand et comment le transfert s’active (consultations, indisponibilités…)
Étape 4 — Connecter vos outils habituels (agenda / Doctolib)
L’offre JUSTMED prévoit de travailler sur vos outils habituels, dont Doctolib. Pour faciliter la gestion des RDV/annulations, assurez-vous d’avoir :
• Des créneaux bien définis
• Des types de RDV cohérents (motifs + durées)
• Une organisation claire de l’agenda (créneaux réservés, exceptions)
Étape 5 — Définir votre style d’accueil patient
JUSTMED met en avant un accueil humain, chaleureux et professionnel pour rassurer et fidéliser vos patients.
Vous pouvez préciser :
• Les infos indispensables à donner (documents, horaires, consignes)
• La manière d’annoncer les disponibilités
• Le ton à respecter (plus direct, plus rassurant, etc.)
Étape 6 — Ajuster avec le suivi mensuel
Un échange mensuel est prévu pour analyser l’activité et ajuster la prise en charge si besoin.
Pendant le premier mois, notez :
• Les demandes récurrentes
• Les créneaux qui se remplissent moins
• Les situations délicates (urgences, annulations tardives, etc.)
Conclusion
Bien préparer l’externalisation, c’est cadrer vos consignes, sécuriser le transfert d’appels, et organiser un agenda cohérent sur vos outils (dont Doctolib), avec un suivi mensuel pour affiner au fil de l’activité.
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